تعیین وضعیت حق امضا شرکت
یک اصل کلیدی کمتر مورد توجه قرار گرفته در تعیین وضعیت حق امضا شرکت آن است که باید کلمه «و» را برای منفرداً و «یا» را برای متفقاً در نظر بگیرید. در شرکت های تجاری، اسناد و قراردادهای متعددی وجود دارد که صرفاً اشخاص دارای حق امضا می توانند آنها را امضا کنند لذا تعیین وضعیت حق امضا شرکت حسب مورد بسیار حائز اهمیت است.
تعیین صاحبان امضای مجاز شرکت در صلاحیت هیئت مدیره است، نه مجامع عمومی چراکه طبق ماده ۱۲۹ لایحه اصلاحی قانون تجارت، هیئت مدیره نماینده شرکت است و اختیار اداره امور را دارد. اوراق بهادار و تعهدآور نظیر چک، سفته، بروات( برات)، عقود اسلامی و اسناد عادی و اداری از جمله مواردی هستند که باید وضعیت حق امضای آن ها مشخص گردد.
دقت در تعیین وضعیت حق امضا در اسناد رسمی شرکت نظیر تقاضانامه و شرکتنامه برای ثبت شرکت با مسئولیت محدود، و اظهارنامه برای ثبت شرکت سهامی خاص در روزنامه رسمی مشخص می شود.
یک شخص ممکن است می تواند به صورت متفقا و یا منفرداً در شرکت دارای حق امضاء در برخی یا همه انواع اسناد را داشته باشد.
منظور از منفرداً به تنهایی و متفقاً، همراه با دیگران، می باشد و همچنین است که در تعیین وضعیت حق امضا شرکت، استفاده صحیح از دو اصطلاح «منفرداً» و «متفقاً» بسیار کلیدی و مهم است و باید با دقت در متن لحاظ گردد. تعیین وضعیت حق امضا شرکت حول محور اوراق بهادار و تعهد آور من جمله چک، سفته، بروات، عقود اسلامی است که می تواند منفرداً و یا متفقاً با شخص یا اشخاص دیگری باشد.
بر اساس مفاهیم حقوقی مندرج در قوانین ایران، به ویژه قانون تجارت و قانون مدنی، اوراق بهادار اسنادی هستند که متضمن حق مالی برای دارنده آن بوده و قابلیت نقل و انتقال دارند، مانند سهام شرکتها و اوراق مشارکت؛ این اسناد ممکن است بیانگر مالکیت، طلب یا منافع مالی باشند.
در مقابل، اوراق تعهدآور اسنادی اند که به موجب آن یکی از طرفین تعهد می نماید مبلغی را در زمان معین یا عندالمطالبه به طرف دیگر بپردازد یا عمل حقوقی مشخصی را انجام دهد؛ مانند چک، سفته و برات که از جمله اسناد تجاری محسوب شده و مشمول مقررات خاص در قانون تجارت می باشند.
تعیین وضعیت حق امضا شرکت ها
اگر بخواهیم یک شخص به تنهایی اختیار امضای کلیه اسناد را داشته باشد، اصطلاح «منفرداً به همراه مهر شرکت» بهکار میرود. اما چنانچه صلاحیت امضا به دو نفر داده شود، باید از عبارت «متفقاً» استفاده شود.
- صلاحیت امضا به صورت همزمان (متفقاً):
تمامی اسناد و اوراق بهادار و تعهدآور شرکت از جمله چک، سفته، برات، قراردادها و عقود اسلامی، صرفاً با امضای همزمان مدیرعامل و رئیس هیئتمدیره و با مهر شرکت، معتبر خواهد بود. - صلاحیت امضا به صورت انفرادی (منفرداً):
در این حالت، هر یک از مدیرعامل یا رئیس هیئتمدیره میتوانند بهتنهایی و با مهر شرکت، اوراق و اسناد رسمی را امضا نمایند.
حق امضا چیست
حق امضا به معنای اختیار قانونی و رسمی امضای اسناد و مدارک شرکت است که به اشخاص معینی داده میشود تا بتوانند شرکت را در امور مختلف نمایندگی کنند. از این تصمیم در ثبت تغییرات شرکت در سامانه با عنوان تعیین وضعیت حق امضا شرکت یاد می شود که این حق در اساسنامه یا صورتجلسات شرکت تعیین میشود و ضوابط مشخصی دارد. داشتن حق امضا برای افراد مجاز، موجب تسهیل انجام معاملات، قراردادها و امور مالی شرکت میشود و از بروز سوء استفاده جلوگیری میکند.
همچنین حق امضا به عنوان تضمینی برای اعتبار قانونی اسناد شرکت تلقی میگردد. تنظیم دقیق و اعلام رسمی حق امضا از اهمیت بالایی برخوردار است و باید در مراجع قانونی ثبت شود. دلیل این امر هم آن است که تا تمامی طرف های مرتبط با شرکت از افراد دارای حق امضا آگاه باشند و اسناد صادره از اعتبار لازم برخوردار باشند.
متن شرح دارندگان حق امضا
شرح دارندگان حق امضا در شرکت باید به صورت دقیق و کامل در اسناد رسمی شرکت ذکر شود تا وظایف و اختیارات هر فرد مشخص گردد. این شرح معمولاً شامل نام افراد، سمت، نحوه امضا (منفرداً یا متفقاً) و محدوده اختیارات آن ها است. این متن کمک میکند تا در مواقع نیاز به امضای اسناد یا انجام امور قانونی، سردرگمی و اختلافات کاهش یابد و فرآیند کارها با شفافیت و سرعت بیشتری انجام شود.
همچنین این شرح در صورت تغییر افراد دارای حق امضا به روزرسانی می شود. اطلاع رسانی دقیق درباره دارندگان حق امضا به مراجع قانونی و بانک ها، باعث افزایش اعتماد و اعتبار شرکت می شود و از بروز مشکلات حقوقی و مالی در آینده جلوگیری میکند.
متن وکالت حق امضا شرکت
وکالت حق امضا به معنای تفویض اختیار امضای اسناد شرکت به وکیل یا نماینده قانونی است که به نام شرکت عمل کند. این وکالت معمولاً به صورت رسمی و با تنظیم قرارداد یا سند قانونی صورت میگیرد.
در متن وکالتنامه باید محدوده اختیارات و مدت زمان اعتبار وکالت، افراد دارای حق امضا و شرایط فسخ و تغییر آن به وضوح مشخص شود تا از سوء استفاده احتمالی جلوگیری شود. وکالت حق امضا به شرکتها این امکان را میدهد که در مواقع ضروری یا عدم حضور مدیران اصلی، امور شرکت را به نمایندگان قانونی واگذار کنند و بدون وقفه به فعالیتهای تجاری ادامه دهند.
نکته: تعیین وضعیت حق امضا شرکت تحت عنوان ثبت تغییرات شرکت در سامانه ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری، پس از تنظیم صورتجلسه و ورود اطلاعات در سامانه همواره امکان پذیر است. فلذا در صورتی که در هر زمان از دوران حیات شخصیت حقوقی قصد بر تغییر وضعیت حق امضا شرکت داشته باشید، این تقاضا باید به صورت اینترنتی صورت پذیرد.
تفویض حق امضا
تفویض حق امضا شرکت به معنای واگذاری اختیار امضای اسناد و مدارک شرکت از یک شخص به شخص دیگر است که ممکن است مدیرعامل یا اعضای هیئت مدیره این حق را به افراد خاصی بدهند. این تفویض مذکور یا همان تعیین وضعیت حق امضا شرکت همواره باید به صورت رسمی و مستند ثبت شده باشد.
در متن تفویض باید مواردی مانند مدت زمان تفویض، محدوده اختیارات و شرایط آن ذکر گردد تا از بروز سوء تفاهم یا اختلافات جلوگیری شود. همچنین تفویض حق امضا باید در مراجع قانونی ثبت و به اطلاع نهادهای مرتبط برسد. تفویض حق امضا شرکت باعث تسهیل فرایندهای اداری و مالی شرکت میشود و امکان ادامه فعالیتهای شرکت را در شرایط مختلف فراهم میآورد، به ویژه زمانی که مدیران اصلی قادر به انجام امور نباشند.
استعلام دارندگان حق امضا در شرکت
با توجه به تنوع اوراق، تنها فرد دارای صلاحیت میتواند اقدام به امضا نماید. جهت اطلاع از دارندگان حق امضا، میتوان از طریق سامانه روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران اقدام کرد. با وارد کردن نام یا شناسه ملی شرکت، امکان استعلام آخرین تغییرات از جمله وضعیت حق امضا وجود دارد.
در راستای تعیین وضعیت حق امضا شرکت و تفکیک هریک از انواع اوراق من جمله عادی و اداری و بهادار و تعهدآور، جدول ذیل را به دقت مشاهده نمایید؛
| خصوصیات | اوراق عادی و اداری | اوراق بهادار و تعهد آور |
| ماهیت حقوقی | اسناد فاقد ماهیت مالی یا تعهد مستقیم؛ بیشتر جهت امور اداری، مدیریتی و مستندسازی داخلی | اسناد دارای ارزش مالی و تعهدآور که تعهد به پرداخت وجه یا مالکیت مالی را منتقل میکنند |
| کاربرد اصلی | مکاتبات اداری، صورتجلسات، قراردادهای غیرمالی، گزارشها و نامههای رسمی | اسناد مالی تجاری که به عنوان ابزار پرداخت یا انتقال مالکیت مالی استفاده میشوند |
| ماهیت مالی و تعهدآور | فاقد تعهد مالی مستقیم و معمولاً فاقد ارزش قابل نقل و انتقال مالی | متعهد به پرداخت مبلغ معین در زمان مشخص و قابل انتقال به دیگری هستند |
| نمونه اوراق | نامههای اداری، صورتجلسات، قراردادهای عادی، گزارشهای داخلی | چک، سفته، برات، سهام، اوراق مشارکت، اوراق قرضه |
| قابلیت نقل و انتقال | معمولاً غیرقابل نقل و انتقال و محدود به استفاده داخلی | قابل نقل و انتقال و داد و ستد در بازارهای مالی یا بین اشخاص |
| نقش در دعاوی حقوقی | بیشتر به عنوان مستندات و دلایل در دعاوی اداری و قراردادی کاربرد دارند. | به عنوان اسناد مالی معتبر که بار تعهد پرداخت دارند و در دعاوی مالی و تجاری قابل استنادند |
| تنظیم و مقررات حاکم | تحت قوانین عمومی قراردادها و مقررات اداری و سازمانی | مشمول قوانین تجارت، قانون چک، قانون سفته و مقررات بازار سرمایه |
نمونه درخواست تغییر امضا
درخواست تغییر امضا معمولاً باید به صورت کتبی و رسمی تنظیم شود و شامل اطلاعات دقیق شرکت، افراد دارای حقامضا قبلی و جدید، و دلیل تغییر باشد. این درخواست باید توسط نمایندگان مجاز شرکت امضا شده و همراه با مدارک لازم به مراجع ذیربط ارائه گردد.
متن درخواست تعیین وضعیت حق امضا شرکت باید به گونه ای باشد که تغییرات در اختیار امضاکنندگان به روشنی مشخص شود و تأکید بر صحت و اعتبار مدارک موجود باشد. استفاده از فرمت های استاندارد که پیشتر عنوان نمودیم و رعایت اصول اداری در نگارش این درخواست اهمیت دارد. ارائه درخواست تغییر امضا به موقع و با مستندات کامل به شرکتهای خدماتی و بانکی کمک میکند تا فرایند تغییر بدون مشکل انجام شود و فعالیتهای شرکت تحت تأثیر منفی قرار نگیرد.
درخواست تغییر امضا به بانک
در تعیین وضعیت حق امضا شرکت از دیگر درخواست تغییر امضا به بانک باید به صورت رسمی و با درج اطلاعات کامل شخصیت، شماره حساب ها و افراد دارای حق امضا شرکت تنظیم شود. این درخواست معمولاً توسط مدیرعامل یا نمایندگان قانونی شرکت ارائه میگردد و باید به همراه مدارک تأیید کننده تغییرات باشد.
بانک پس از دریافت درخواست و بررسی مستندات، تغییرات را در سیستم خود اعمال میکند و افراد جدید را به عنوان امضاکنندگان مجاز معرفی مینماید. این فرایند برای جلوگیری از سوءاستفادههای احتمالی و تضمین امنیت مالی شرکت حیاتی است.
عایت نکات حقوقی و اداری در تنظیم و ارائه درخواست تغییر امضا به بانک موجب تسهیل روند کار و کاهش احتمال بروز مشکلات احتمالی در عملیات بانکی شرکت میشود و از اعتبار و اعتماد شرکت محافظت میکند.
حق امضا در شرکت سهامی خاص
برای تغییر حق امضا در شرکتهای سهامی خاص، با مسئولیت محدود و سایر شرکتها، باید صورتجلسهای مطابق با ضوابط قانونی تنظیم گردد. این تغییرات در صلاحیت مجمع عمومی عادی به طور فوقالعاده است و رعایت اکثریت عددی در جلسه اهمیت دارد.
پس از تنظیم صورتجلسه و اتخاذ تصمیم نهایی، باید به سامانه ثبت شرکتها مراجعه نموده و تغییرات را ثبت کرد. ورود اطلاعات نظیر شناسه ملی شرکت، متن صورتجلسه، اسامی اعضای حاضر و موارد مرتبط دیگر الزامی است.
پس از ثبت اینترنتی، بر اساس آییننامههای اجرایی، باید پرونده فیزیکی شامل مدارکی از جمله دو نسخه صورتجلسه، وکالتنامه، رسید پذیرش و سایر مستندات تکمیل و از طریق پست به اداره ثبت شرکتها ارسال گردد. در صورت نبود ایراد، پس از پرداخت هزینههای قانونی، آگهی رسمی صادر می شود.
حق امضا در شرکت مسئولیت محدود
در شرکتهای مسئولیت محدود حقامزا نقش حیاتی دارد و به اشخاص معینی واگذار میشود تا بتوانند اسناد و مدارک رسمی شرکت را امضا کنند. این حق معمولاً به مدیرعامل یا اعضای هیئت مدیره داده میشود و برای انجام امور اداری و مالی ضروری است. تعیین دقیق افراد دارای حقامضا باید در شرکتنامه یا اساسنامه قید شده و پس از ثبت شرکت در مراجع ذیربط اعلام گردد.
اعطای حقامضا در شرکت مسئولیت محدود میتواند به صورت منفرد یا متفقاً باشد که هر یک از این حالتها الزاماتی قانونی و اجرایی دارد. استفاده از مهر شرکت همراه با امضای افراد مجاز الزامی است تا اسناد از نظر حقوقی معتبر شناخته شوند. این موضوع در تعاملات تجاری و بانکی اهمیت زیادی دارد و باید به دقت مدیریت شود.
عدم رعایت دقیق ضوابط مربوط به حقامضا میتواند منجر به بروز مشکلات حقوقی و مالی برای شرکت شود و ممکن است باعث رد اسناد یا سوء استفادههای احتمالی گردد. به همین دلیل شرکت های مسئولیت محدود باید سازوکار مشخص و شفافی برای تعیین و کنترل حق امضا شرکت داشته باشند و این اطلاعات را به صورت رسمی ثبت کنند.
حق امضا در شرکت تعاونی
حق امضا در شرکت تعاونینیز به افرادی واگذار میشود که صلاحیت انجام امور شرکت را دارند و این موضوع در اساسنامه شرکت ذکر میشود. معمولاً مدیران و اعضای هیئت مدیره حق دارند اوراق و اسناد مالی و اداری را امضا کنند. تعیین افراد دارای حقامضا به منظور تضمین سلامت و اعتبار عملیات شرکت از اهمیت بالایی برخوردار است.
حق امضا در شرکت تعاونی ممکن است به صورت مشترک یا انفرادی تعریف شود و باید این مورد با دقت در صورتجلسات و اسناد رسمی ثبت گردد. هرگونه تغییر در این وضعیت نیازمند تصمیمات قانونی و ثبت در مراجع مربوطه است تا از نظر حقوقی قابل قبول باشد.
مطابق قوانین تعاونیها، نظارت بر حقامضا و اعلام به مراجع رسمی باعث شفافیت و اعتماد بیشتر اعضا و طرفهای تجاری شرکت میشود. این امر از بروز اختلافات داخلی و سوءاستفادههای احتمالی جلوگیری میکند و فعالیت شرکت را تسهیل میکند.
نمونه صورتجلسه تغییر حق امضا شرکت مسئولیت محدود
صورتجلسه تغییر حق امضا در شرکت مسئولیت محدود باید شامل تاریخ، محل تشکیل جلسه، اعضای حاضر و موضوع جلسه باشد. در این صورتجلسه، تصمیم به تغییر افراد دارای حقامضا اتخاذ میشود و نحوه امضای اسناد مشخص میگردد. متن صورتجلسه باید به صورت دقیق و روشن تنظیم شده و توسط اعضای حاضر امضا شود.
صورتجلسه تغییر حقامضا معمولاً به تصویب مجمع عمومی یا هیئت مدیره شرکت نیاز دارد و باید در آن تغییرات مربوط به امضا به صورت کامل قید شود. همچنین امضاکنندگان جدید باید با ذکر شرایط امضا معرفی شوند تا مراجع قانونی بتوانند آن را بررسی کنند.
پس از تنظیم صورتجلسه، لازم است آن را به مراجع ثبت شرکتها ارسال کرده و تغییرات را در سامانههای مربوطه ثبت نمود. این روند باعث میشود که تغییر حقامضا به صورت رسمی و قانونی اعمال شود و اعتبار اسناد شرکت حفظ گردد. نمونه نمونه صورتجلسه تغییر حق امضا شرکت مسئولیت محدود به شرح ذیل است:
شرکت ——- با مسئولیت محدود به شماره ثبت —– و شناسه ملی —–
جلسه مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده موسسه فوق در تاریخ –/–/– راس ساعت –:– صبح/ ظهر با حضور کلیه اعضاء شرکت در مرکز اصلی تشکیل گردید و به اتفاق آراء نسبت به موارد ذیل اتخاذ تصمیم شد .
| شماره | نام و نام خانوادگی | میزان سهم الشرکه (به ریال) |
| 1 | آقا/ خانم ——- به شماره ملی —– | —- ريال |
| 2 | آقا/ خانم ——- به شماره ملی —– | —- ريال |
1) کلیه اسناد و اوراق بهادار و تعهد آور موسسه از قبیل چک-سفته-برات-قراردادها و عقوداسلامی و اوراق عادی و اداری با ———– با مهر شرکت معتبر می باشد.
3) به آقا/ خانم ———- با حق توکیل به غیر وکالت داده شد تا نسبت به ثبت صورتجلسه و امضاء ذیل دفاتر اداره ثبت شرکتها و پرداخت هزینه های قانونی اقدام نماید . ضمناً ایشان صحت کلیه مندرجات صورتجلسه و اصالت امضاء کلیه موسسین را تأیید نمودند .
امضاء
نمونه صورتجلسه تغییر حق امضا شرکت سهامی خاص
در شرکت سهامی خاص، صورتجلسه تغییر حقامضا باید جزئیات کامل جلسه از جمله نام شرکت، زمان و مکان جلسه، فهرست اعضای حاضر و تصمیمات گرفته شده را شامل شود. این صورتجلسه معمولاً توسط مجمع عمومی فوقالعاده یا هیئت مدیره تهیه میگردد و به تصویب میرسد.
متن صورتجلسه باید دقیقاً بیانگر تغییرات در اختیار افراد دارای حقامضا باشد و نحوه امضای اوراق و اسناد به صورت منفرد یا متفقاً مشخص شود. امضا و مهر شرکت در این اسناد باید همراستا با قوانین شرکت باشد تا از نظر قانونی پذیرفته شود.
پس از تصویب صورتجلسه، نسخهای از آن باید به اداره ثبت شرکتها تحویل داده شود تا تغییرات به صورت رسمی ثبت شود. این کار موجب شفافیت و صحت عملکرد شرکت شده و از بروز مشکلات حقوقی در آینده جلوگیری میکند. نمونه صورتجلسه تغییر حق امضا شرکت سهامی خاص به شرح ذیل می باشد:
شرکت ——- سهامی خاص به شماره ثبت —– و شناسه ملی ————–
جلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده شرکت فوق در تاریخ راس ساعت با حضور کلیه سهامداران در مرکز اصلی شرکت تشکیل گردید و به اتفاق آراء نسبت به موارد ذیل اتخاذ تصمیم شد .
1 ) جهت رعایت ماده 101 لایحه اصلاحی قانون تجارت هیئت رئیسه مرکب از افراد ذیل انتخاب گردیدند:
| 1 | آقا/ خانم —— به شماره ملی ——- | به سمت رئیس جلسه |
| 2 | آقا/ خانم —— به شماره ملی ——- | به سمت ناظر جلسه |
| 3 | آقا/ خانم —— به شماره ملی ——- | به سمت ناظر جلسه |
| 4 | آقا/ خانم —— به شماره ملی ——- | به سمت منشی جلسه |
2) کلیه اسناد و اوراق بهادار و تعهد آور شرکت از قبیل – چک – سفته – برات- قراردادها و عقود اسلامی با امضاء ———-و اوراق عادی و اداری همراه با مهر شرکت معتبر می باشد .
3 )به آقا/ خانم ————– با حق توکیل به غیر وکالت داده شد تا نسبت به ثبت صورتجلسه و امضاء ذیل دفاتر اداره ثبت شرکتها و پرداخت هزینه های قانونی اقدام نماید ضمناً نامبرده صحت امضاء کلیه مندرجات و اصالت امضاء کلیه شرکاء را تأیید نمودند.
رئیس جلسه ناظر جلسه ناظر جلسه منشی جلسه
امضای اعضای هیئت مدیره
بازرس اصلی بازرس علی البدل
لیست سهامداران شرکت ———— حاضر در جلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده مورخ –/–/– راس ساعت: –:–
| شماره | نام و نام خانوادگی | تعداد سهام | امضاء |
| 1 | |||
| 2 | |||
| 3 | |||
| 4 |
دریافت خدمات ثبت تغییرات شرکت
صورتجلسه باید با توجه به اساسنامه و شرایط شرکت تنظیم گردد و نیاز به تخصص کافی دارد، لذا پیشنهاد می شود این خدمت را از متخصص آن دریافت نمایید. متقاضیان می توانند مدارک و شرایطشان را از طریق پلتفرم های اجتماعی ارسال نمایند و یا برای تماس با ما بر روی صفحه مربوطه کلیک نمایند.
